Diese Inhalte wurden zuletzt aktualisiert am 14.08.2020.

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir versichern Ihnen, dass wir mit Ihren Daten sorgfältig, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend, umgehen.
Die Nutzung unseres Services ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Sollten im Laufe unserer Beratung personenbezogene Daten notwendig werden bzw. darüber Kenntnis erhalten, so werden sie ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften erhoben und gespeichert.  Grundlage bilden das Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), das Sozialgeheimnis §35 SGB sowie die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
 
 
Nachstehende Regelungen informieren Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung, die Nutzung und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung unseres Services einschließlich seiner Webseiten und App ist:
OTHEB GmbH
Geschäftsführung: Manuela Görcke & Michael A. Dirks
Norwegenkai 1
24143 Kiel
Bürotelefon: +49 431/99075-0
E-Mail: info@otheb.de
Webseiten:
www.otheb.de
www.otheb.com
www.employee-assistance.de

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, so wenden Sie sich bitte an unseren externen Datenschutzbeauftragten:
DSS IT Security GmbH
Beethovenstraße 2A • 23617 Stockelsdorf 
Telefon: +49 451/4900180
E-Mail: otheb@it-security.gmbh

3. Datenweitergabe und Nutzerrechte

Ihre erhobenen personenbezogenen Daten gelangen ausschließlich an die OTHEB GmbH und werden nicht weitergegeben (außer aufgrund eventuell gesetzlicher Verpflichtungen) und für keine anderen als die in dieser Datenschutzerklärung benannten Zwecke verwendet.
Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Sperrung und Löschung.
Soweit wir im Auftrag eines anderen EAP-Providers tätig sind, werden keine personenbezogenen Daten dorthin übermittelt.
Sie haben das Recht, jederzeit die Einwilligung zur zukünftigen Nutzung Ihrer Daten zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt durch die Einwilligung erfolgte Datenverarbeitung wird hiervon nicht berührt.

4. Erforderliche Berechtigungen

Manche OTHEB-App Inhalte sind nur im Online-Modus nutzbar, z.B. die Chatkommunikation zwischen Ihnen und den Beratern. Aus diesem Grund ist der Netzwerk-Zugriff erforderlich.
Wenn Sie offline sind, so werden viele Inhalte aus dem Cache geladen und erst bei erneutem Netzwerkzugriff aktualisiert.

5. Service-Nutzung

5.1    Vertrieb der App

Die App ist über von Dritten betriebene Vertriebsplattformen, sogenannte App-Stores (Google Play und Apple iTunes) erhältlich. Ihr Download setzt gegeben falls eine vorherige Registrierung beim jeweiligen App-Store und die Installation der App-Store-Software voraus. OTHEB hat keinen Einfluss auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und der Bereitstellung von Downloads in dem jeweiligen App-Store und der App-Store-Software. Verantwortliche Stelle ist insoweit allein der Betreiber des jeweiligen App-Stores. Bitte informieren Sie sich bei Bedarf direkt bei dem jeweiligen App-Store-Anbieter.

5.2    Datenerhebung

Zum Schutz Ihrer Daten wird die App fest mit Ihrem Endgerät gekoppelt (Geräteregistrierung). Im Zuge der Geräteregistrierung und Inbetriebnahme werden von OTHEB folgende Daten erhoben und gespeichert:

  • Ihr Arbeitgeber
  • Benutzer-ID
  • Modell des gebundenen Endgeräts
  • Seriennummer des gebundenen Endgerätes
  • OS Typ
  • OS Version
  • Letzter Einlog-Vorgang
  • Installierte Version der App

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine andere Nutzung, etwa zur Erstellung von Statistiken, der Einblendung personalisierter Werbung oder der Erstellung von Personen- und Persönlichkeitsprofilen findet nicht statt.
Für die Bereitstellung von Beratungsfunktionen bieten wir in der App und im Login-Bereich auf unseren Webseiten eine Chat-Funktionalität an.
Folgende Daten von Ihnen werden bei der Nutzung des Chats erfasst:

  • Ihr Chatverlauf
  • der Zeitpunkt Ihrer Anfrage(n) im Chat
  • Datum der letzten Änderung im Chat
  • Ihr Feedback zur Servicequalität

Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder uns Ihre E-Mail-Adresse mitteilen, so wird Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Wenn Sie uns weitere personenbezogene Kontaktdaten wie Telefonnummer oder Anschrift nennen, so werden diese Daten zur Servicebereitstellung und für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Eine anderweitige Nutzung oder Weitergabe an Dritte erfolgt ohne Ihre ausdrückliche, schriftliche Zustimmung nicht.
Über die Inhalte der Beratung wird ein schriftliches Protokoll in elektronischer Form geführt. Die dafür eingesetzten IT-Systeme sind bezüglich Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabe-Kontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und dem Trennungsgebot nach aktuellem Stand der Technik abgesichert.

5.3     Datenübermittlung

Die Datenübermittlung erfolgt per sicherem HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS)-Protokoll sowie WebSocket-Protokoll (wss). Sämtliche Daten werden bei der Übertragung SSL-verschlüsselt.

5.4    Speicherung der Daten, Speicherfristen und Löschung der genutzten Daten

Für alle in der Beratung erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten Daten gelten besondere Speicherfristen.

Die Speicherung von personenbezogenen Daten (siehe 5.2) erfolgt in unserer serverbasierten Software. Unser Server befindet sich in unseren Büroräumlichkeiten in 24143 Kiel, Deutschland. Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sofern sie nicht mehr erforderlich sind oder der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Folgende Daten werden lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert:
Lokal auf Ihrem Endgerät wird der Chatverlauf gespeichert, solange bis er durch den Löschbutton im Chat von Ihnen selbst gelöscht wird. Eine Löschung Ihres Chatverlaufs auf dem Server der OTHEB GmbH wird hierdurch nicht vorgenommen. Sollten Sie eine Löschung dieser Daten wünschen, so kontaktieren Sie uns bitte telefonisch oder via Chat.
Weitere lokale Daten sind:

  • Registrierungskennwort
  • Ihre PIN-Nummer für den geschützten Zugriff
  • Ein Session-Token

Die im Rahmen der Geräteregistrierung gespeicherten Daten (siehe Punkt 5.2) werden wieder gelöscht, wenn Sie die Kopplung mit Ihrem Endgerät über die Geräteverwaltung aufheben.
Folgende Daten werden auf unserem Web-Server gespeichert:
- Chat-Verläufe mit einer Speicherfrist von 6 Monaten
- E-Mails an unsere Beratungs-Mailadresse mit einer Speicherfrist von 6 Monaten
- Verbindungsmeta-Daten mit einer Speicherfrist von 14 Tagen.
Der Web-Server wird für die OTHEB GmbH durch die Hetzner Online GmbH betrieben.
Sie können sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie wünschen, dass die über Sie gespeicherten Daten gelöscht oder korrigiert werden. Ferner haben Sie das Recht, die über Sie gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form zu erhalten. Nutzen Sie für diesen Zweck einfach ebenfalls die Chat-Funktion.

5.5     Welche Daten sind zur Nutzung des Dienstes erforderlich?

Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche Daten bei der Nutzung der App von Ihnen eingegeben werden müssen:

5.5.1) Einrichtungsdaten

Nach Installation der App benötigt die OTHEB-App zur Einrichtung ein Registrierungskennwort.

Das Registrierungskennwort ist ein allgemeines Kennwort und ordnet Ihren Zugang Ihrem Arbeitgeber zu. Das Registrierungskennwort wurde Ihnen mit den OTHEB-Kommunikationsmaterialien ausgehändigt. Sollten Sie keine Materialien erhalten haben, so können Sie OTHEB über die kostenfreie Helpline anrufen. Alternativ können Sie in Ihrer Personalabteilung nach dem Kennwort fragen. Unter Umständen kann es zu einer Aktualisierung des Registrierungskennworts kommen. Sie werden dann bei Start der App gebeten, das neue Registrierungskennwort einzugeben.

5.5.2) PIN-Nummer

Sie werden aufgefordert, zum Schutz Ihrer Daten in dieser App eine 4-stellige PIN einzugeben. Diese PIN wird bei jedem Aufruf der App erneut abgefragt, um sicherzustellen, dass niemand außer Ihnen die Inhalte der App lesen kann. Bitte vergeben Sie sich eine sichere PIN – vermeiden Sie z.B. bekannte Zahlenfolge, Geburtsdaten oder ähnliches.

6. Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Inanspruchnahme unserer Beratungsangebote werden alle Daten zunächst anonym erhoben. Offenbaren Sie Ihre Identität, so geschieht dies freiwillig.
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der von Ihnen angefragten Beratung verarbeitet. Eine Datenübermittlung an einen Vor-Ort-Berater findet erst nach Ihrer schriftlichen Einwilligung statt. Weitere Übermittlungen personenbezogener Daten finden nicht statt. Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.
Es werden Metadaten der Beratung in einer anonymen Statistik erfasst. Diese lässt keine Rückschlüsse auf Personen oder personenbezogene Daten herstellen oder wiederherstellen.
Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft, Löschung, Berichtigung und Übertragung ihrer Daten zu verlangen. Wenden Sie sich dazu bitte unter an unseren Datenschutzbeauftragten.

7. Einblick in die erteilten Zugriffe und Widerruf der Berechtigungen

Sie können jederzeit im Bereich „Einstellungen > Sicherheit > Systemberechtigungen“ nachverfolgen, welche Berechtigungen Sie bereits vergeben haben und diese widerrufen. Damit die App ordnungsgemäß funktionieren kann, ist es notwendig, dass Sie den Zugriff auf bestimmte Smartphone-Funktionen gewähren.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, sofern Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig erhoben werden oder ein anderer Verstoß gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) vorliegt.

9. Änderung oder Anpassung der Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer App oder Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Erklärung zu ändern. Wir informieren nach Aufruf der App, wenn eine Änderung vorgenommen wurde. Den Status der Datenschutzerklärung finden Sie in dem Datumsvermerk unter der Überschrift.